Closing Information Gaps with Need-driven Knowledge Sharing

Informationslücken schließen durch bedarfsgetriebenen Wissensaustausch

Systeme zum asynchronen Wissensaustausch – wie Intranets, Wikis oder Dateiserver – leiden häufig unter mangelnden Nutzerbeiträgen. Ein Hauptgrund dafür ist, dass Informationsanbieter von Informationsuchenden entkoppelt, und deshalb nur wenig über deren Informationsbedarf gewahr sind. Zentrale Fragen des Wissensmanagements sind daher, welches Wissen besonders wertvoll ist und mit welchen Mitteln Wissensträger dazu motiviert werden können, es zu teilen.

Diese Arbeit entwirft dazu den Ansatz des bedarfsgetriebenen Wissensaustauschs (NKS), der aus drei Elementen besteht. ... mehrZunächst werden dabei Indikatoren für den Informationsbedarf erhoben – insbesondere Suchanfragen – über deren Aggregation eine fortlaufende Prognose des organisationalen Informationsbedarfs (OIN) abgeleitet wird. Durch den Abgleich mit vorhandenen Informationen in persönlichen und geteilten Informationsräumen werden daraus organisationale Informationslücken (OIG) ermittelt, die auf fehlende Informationen hindeuten. Diese Lücken werden mit Hilfe so genannter Mediationsdienste und Mediationsräume transparent gemacht. Diese helfen Aufmerksamkeit für organisationale Informationsbedürfnisse zu schaffen und den Wissensaustausch zu steuern. Die konkrete Umsetzung von NKS wird durch drei unterschiedliche Anwendungen illustriert, die allesamt auf bewährten Wissensmanagementsystemen aufbauen.

Bei der Inversen Suche handelt es sich um ein Werkzeug das Wissensträgern vorschlägt Dokumente aus ihrem persönlichen Informationsraum zu teilen, um damit organisationale Informationslücken zu schließen. Woogle erweitert herkömmliche Wiki-Systeme um Steuerungsinstrumente zur Erkennung und Priorisierung fehlender Informationen, so dass die Weiterentwicklung der Wiki-Inhalte nachfrageorientiert gestaltet werden kann. Auf ähnliche Weise steuert Semantic Need, eine Erweiterung für Semantic MediaWiki, die Erfassung von strukturierten, semantischen Daten basierend auf Informationsbedarf der in Form strukturierter Anfragen vorliegt.

Die Umsetzung und Evaluation der drei Werkzeuge zeigt, dass bedarfsgetriebener Wissensaustausch technisch realisierbar ist und eine wichtige Ergänzung für das Wissensmanagement sein kann. Darüber hinaus bietet das Konzept der Mediationsdienste und Mediationsräume einen Rahmen für die Analyse und Gestaltung von Werkzeugen gemäß der NKS-Prinzipien. Schließlich liefert der hier vorstellte Ansatz auch Impulse für die Weiterentwicklung von Internetdiensten und -Infrastrukturen wie der Wikipedia oder dem Semantic Web.

Knowledge management systems for asynchronous knowledge sharing – such as Intranets, Wikis, or file shares – often suffer from a lack of contributions. This is mainly because information providers are decoupled from information seekers, and thus have limited awareness about their actual information needs. Therefore, the questions which knowledge is worth sharing and how to motivate people to share knowledge, are core issues of knowledge management.

To this end, we describe a novel approach called need-driven knowledge sharing (NKS), which consists of three elements. The first deals with indicators of information need – especially search queries – which are aggregated in order to derive continuous forecasts of organizational information needs (OIN). ... mehrBy comparing with private and shared information spaces, organizational information gaps (OIG) are derived to identify missing information. These gaps can be made transparent using so called mediation services and mediation spaces, which help to create awareness for organizational information needs and to guide knowledge sharing. The realization of NKS is illustrated by three tools, which are all based on established knowledge management systems.

Inverse Search is a tool that identifies documents in the private information space of information providers, which may help closing organizational information gaps if moved to a shared information space. Woogle extends Wikis with features that identify and prioritize incomplete or missing information based on other users’ information needs. Similarly, Semantic Need is an extension to Semantic MediaWiki that guides the creation of semantic data by analyzing information needs expressed through structured queries.

The implementation and evaluation of all three tools shows, that need-driven knowledge sharing is technically feasible and can be a helpful extension to knowledge management practices. The concepts of mediation services and mediation spaces provide a framework to analyze and extend other tools with respect to NKS. Finally, our approach may also spark improvements of Internet-scale services and infrastructures, such as the Wikipedia or the Semantic Web.